МойСклад в ChatGPT или Claude: остатки, движение товара и закупки

Как подключить МойСклад к ChatGPT или Claude

Кофе «Колумбия» закончится через шесть дней, а партия от поставщика придёт через одиннадцать. Всё, чтобы заметить такой разрыв заранее, в МоемСкладе уже есть: остатки, обороты и даты приёмки по заказам поставщикам. Подключите его к ChatGPT или Claude, и ИИ сам найдёт такие товары и предложит заказ.

Сначала добавьте APIUniCon в ChatGPT или Claude, если ещё не добавили. Кнопки для обоих показаны в инструкции по подключению. После этого напишите в чат: «Подключи МойСклад». Если ИИ попросит описание возможностей сервиса, дайте ссылку на документацию МоегоСклада для разработчиков.

Токен создаётся в самом МоемСкладе: откройте «Настройки» → «Токены», создайте токен и скопируйте его. Как МойСклад работает с токенами, описано в разделе «Аутентификация» документации для разработчиков. Сам токен вставьте на нашей странице, ссылку на неё пришлёт ИИ. В переписку с ИИ он не попадает.

Учтите, под каким пользователем вы создаёте токен. По документации МоегоСклада отчёты об остатках зависят от того, какие документы и склады видит пользователь, запросивший отчёт. Если сотрудник видит только один склад, ИИ тоже увидит только его.

Что спрашивать у ИИ про склад и закупки

Так обычно спрашивают закупщик или владелец магазина:

• Какие товары закончатся раньше, чем придёт следующая закупка?
• Сколько каждого товара на складах, сколько в резерве и сколько в ожидании?
• Какие товары опустились ниже неснижаемого остатка?
• Что лежит на складе больше 90 дней без продаж и на какую сумму по себестоимости?
• Сколько каждого товара продали за 30 дней и с какого склада?
• Какие заказы поставщикам должны были прийти, но ещё не приняты?
• Что списали за месяц и с какими комментариями?
• На каком складе товар кончается, а на каком лежит лишний?

Разбор на примере небольшого магазина кофе

Числа в ответах ниже условные. ИИ подставит ваши товары, склады и даты. Любой ответ можно сузить до группы товаров, одного склада или одного поставщика.

Что закончится раньше закупки

Закупщик пишет: «Какие товары закончатся раньше, чем придёт следующая закупка?» ИИ смотрит доступный остаток, считает расход в день по оборотам за 30 дней и сравнивает с плановой датой приёмки в заказах поставщикам.

Раньше закупки закончатся четыре товара. Кофе «Колумбия» 1 кг: доступно 38 пачек, уходит по 6 в день, хватит на 6 дней, а заказ поставщику «Обжарка Юг» на 120 пачек ждём через 11 дней. Бумажные фильтры: доступно 210, расход 25 в день, хватит на 8 дней, заказа нет. Ещё два товара закончатся за день-два до приёмки.

Что лежит без движения

Деньги, замороженные в товаре, видно не сразу. Вопрос: «Что лежит на складе больше 90 дней и на какую сумму по себестоимости?» У каждого товара МойСклад считает, сколько дней он лежит на складе, а в оборотах видно, были ли продажи. Картина бывает такой:

Дольше 90 дней лежат 23 позиции на 312 тыс. ₽ по себестоимости. Больше всего денег в кофемолках ручных: 18 шт. на 86 тыс. ₽, последняя продажа 4 месяца назад. Почти половина этих позиций на складе «Офис», где продаж за квартал не было вовсе.

Дальше полезно спросить: «Есть ли эти товары в заказах поставщикам, которые ещё не приняты?» Так видно, не едет ли на склад ещё партия того, что и так не продаётся.

Перекос между складами

Третий вопрос про распределение: «На каком складе товар кончается, а на каком лежит лишний?» ИИ сводит остатки по складам и расход по складам за месяц.

На складе «Магазин Ленина» кофе «Бразилия» осталось на 3 дня, на «Центральном» 140 пачек, это запас на 2 месяца при здешних продажах. С ручными кофемолками наоборот: в магазине 11 шт. лежат без продаж, а на «Центральном» осталось 2, и их покупают. Предлагаю переместить 50 пачек «Бразилии» в магазин, а 6 кофемолок на «Центральный».

Как ИИ считает, хватит ли товара

Расчёт простой, его легко проверить вручную.

1. Сколько можно продать сейчас. МойСклад отдаёт по каждому товару остаток, резерв, ожидание и доступное количество, ИИ берёт доступное.
2. Как быстро товар уходит. Расход за период из отчёта «Обороты» делится на число дней. Обычно хватает 30 дней, а для сезонного товара период лучше назвать самим.
3. Когда придёт новая партия. У заказа поставщику есть планируемая дата приёмки. Если заказа нет, ИИ так и скажет.
4. Сравнение. Товар попадает в список, если доступного не хватает до приёмки. Где задан неснижаемый остаток, ИИ отдельно покажет товары, которые уже опустились ниже него.

Каждый шаг можно проверить в самом МоемСкладе: те же цифры есть в отчётах «Остатки» и «Обороты» и в заказах поставщикам.

Что ИИ может сделать в МоемСкладе

Документы ИИ тоже может оформить. Сначала он показывает состав, склад, контрагента и суммы, а создаёт документ только после вашего «да».

• «Сделай заказ „Обжарке Юг“: 120 пачек „Колумбии“ и 80 „Бразилии“ на склад „Центральный“ с приёмкой в пятницу». ИИ покажет позиции, количество и дату.
• «Перемести 50 пачек „Бразилии“ с „Центрального“ в магазин». Вы увидите оба склада и количество до создания документа.
• «Поставь Марине задачу проверить кофемолки на складе „Офис“ до среды». ИИ покажет исполнителя, срок и текст.

Если в заказе ошибка, напишите об этом, и ИИ перед созданием перескажет поправленный документ.

Если ответы расходятся с МоимСкладом

• Остатки отличаются от карточки товара на несколько штук. МойСклад пересчитывает остатки не мгновенно, а в отчёт попадают только пересчитанные. Подождите немного и спросите снова.
• ИИ не видит какой-то склад. Проверьте права пользователя, под которым создан токен.